Các lỗi nên tránh khi viết mail

Việc mắc lỗi trong khi viết e-mail tuy không trầm trọng đến nỗi “chết người” tuy nhiên việc tránh được những lỗi này sẽ giúp chúng ta có thể giao tiếp hiệu quả hơn, chuyên nghiệp hơn. Chúng ta cùng xem những lỗi này là gì nhé.

Gửi nhầm người

Không có gì tệ hơn hoặc xấu hổ hơn việc chúng ta gửi e-mail nhầm người. Một số e-mail với nội dung chung chung thì không quá nghiêm trọng tuy nhiên chuyện sẽ trở nên trầm trọng nếu e-mail chứa thông tin nhạy cảm bị gửi nhầm.

Lời khuyên: Hãy luôn chắc chắn bạn gửi đúng người cần gửi. Một số hệ thống e-mail hỗ trợ việc hiển thị contact khi bạn gõ tên và điều này dễ gây nhầm lẫn đối với những người cùng tên. Bạn hãy cẩn thận.

Không suy xét cẩn thận trước khi gửi e-mail

Bạn gặp khúc mắc trong công việc và cần phải viết một e-mail cho khách hàng để hỏi về vấn đề đó. Tuy nhiên, đôi khi bạn đã vội viết e-mail mà quên không tự tìm hiểu vấn đề trước khi hỏi hay quên không đề cập những việc mình đã tìm hiểu về vấn đề

Lời khuyên: Hãy thử đóng vai trò người đọc e-mail và đánh giá xem nội dung của e-mail cũng như cảm giác của người đọc e-mail đó.

Nội dung e-mail cầu kỳ, rối rắm

Khi viết e-mail, một số bạn cố gắng dùng những từ hoa mỹ, cầu kỳ, đa nghĩa, thậm chí xa lạ đối với hoàn cảnh e-mail cho những e-mail thông thường. Điều này sẽ khiến cho nội dung e-mail trở nên tối nghĩa hay có thể bị hiểu nhầm.

Lời khuyên: Nội dung e-mail nên ngắn gọn và đi vào trọng tâm.

To, Cc, Bcc

Bạn cần phải phân biệt được giữa “To”, “Cc” và “Bcc” trong một e-mail. Những người bạn đề cập trực tiếp hay có trách nhiệm phải trả lời e-mail của bạn thì phải đặt trong phần “To”. Những người bạn chỉ muốn họ đọc để tham khảo thì bạn đặt trong phần “Cc”. Những người bạn muốn họ đọc tham khảo e-mail nhưng bạn muốn ẩn thông tin của người này thì bạn điền vào “Bcc”.

Lời khuyên: Nguyên tắc vàng là dùng “To”, “Cc” hoặc “Bcc” đúng cách. Ngoài ra bạn cũng nên điền những thông tin này sau khi đã viết xong nội dung e-mail, điều này sẽ giúp bạn tránh được việc lỡ tay gửi những e-mail chưa hoàn tất.

E-mail không tiêu đề hoặc tiêu đề không liên quan đến nội dung

Không quá nghiêm trọng như những lỗi trên nhưng do nhiều bạn quá bận rộn và tập trung vào nội dung e-mail thường hay bị quên mất tiêu đề hay đặt tiêu đề không liên quan đến nội dung của e-mail. Tiêu đề ngắn gọn, gợi nhớ sẽ giúp gây chú ý cho người đọc, khuyến khích người đọc đọc tiếp phần nội dung và cũng giúp dễ tìm kiếm sau này.

Lời khuyên: Nội dung e-mail tuy quan trọng nhưng tiêu đề cũng quan trọng không kém. Hãy chú ý đến tiêu đề e-mail.

Kiểm tra lỗi chính tả

Bạn chỉ mất vài giây cho việc kiểm tra lỗi chính tả nhưng nó sẽ giúp bạn trở nên chuyên nghiệp và tạo ra sự khác biệt.

Lời khuyên: Luôn rèn luyện thói quen kiểm tra chính tả khi viết văn bản nói chung và e-mail nói riêng.

Thiếu chữ ký cho e-mail

Việc tạo chữ ký cho e-mail là bắt buộc đối với một số công ty. Một số khác không bắt buộc nhưng việc bạn tạo chữ ký cho e-mail thể hiện tính chuyên nghiệp và chu đáo trong công việc. Một chữ ký e-mail thông thường bao gồm các thông tin như tên-họ, chức vụ, phòng ban trực thuộc, thông tin liên lạc như e-mail, số điện thoại, v.v Những thông tin trên sẽ rất hữu ích khi bạn gửi đến một người mà bạn chưa quen biết hay trong những tình huống cần phải liên lạc gấp.

Lời khuyên: Việc tạo chữ ký e-mail không quá khó, hãy tạo ngay cho mình 1 chữ ký e-mail nhé.

 Đây là những lỗi phổ biến mà những người sử dụng e-mail hay mắc phải. Viết một e-mail tốt không quá khó cũng không quá dễ. Hãy cố gắng tránh được những lỗi trên khi viết e-mail sẽ là một tiền đề hoàn hảo để chúng ta giao tiếp một cách hiệu quả.